GFI MailArchiver for Exchange nutzt die Vorteile der Journaling-Funktion von Exchange Server und bietet dadurch eine einzigartige Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Andere Lösungen zur E-Mail-Archivierung ersetzen lediglich die Mitteilungen mit Links zu ihrer Datenbank – dieser neuralgische Punkt kann das gesamte E-Mail-System zum Absturz bringen. GFI MailArchiver hingegen wird parallel zu Exchange eingesetzt und greift nicht in die Funktionsweise der Microsoft-Lösung ein. Neben Microsoft Exchange Server kann GFI MailArchiver auch Mitteilungen von anderen E-Mail-Servern abrufen, die Active Directory und IMAP unterstützen. Screenshot anzeigen.

Wird sämtliche digitale Firmenkorrespondenz nur auf dem E-Mail-Server gespeichert, geht dies im Laufe der Zeit zu Lasten einer reibungslosen Kommunikation. Durch das Verschieben alter Mitteilungen in eine Datenbank bleiben E-Mail-Speicher kompakt und die Server-Performance auf hohem Niveau. GFI MailArchiver bietet folgende Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung:

• SQL-Datenbank: Alle Nachrichten werden in einer standardmäßigen SQL-Datenbank gespeichert und können somit problemlos per Backup gesichert und wiederhergestellt werden. Spezielle Backup-Tools für Exchange sind hierfür nicht erforderlich. Diese Konfiguration sollte bei einem hohen E-Mail-Aufkommen verwendet werden.
• Direkt auf einem NTFS-Laufwerk: Nachrichten werden in einer Datenbank auf einer NTFS-formatierten Festplatte gespeichert – Lizenzkosten für Microsoft SQL Server lassen sich einsparen! Diese Konfiguration eignet sich für Umgebungen mit einem geringen E-Mail-Aufkommen und für kleinere Unternehmen, die hohe Ausgaben für Microsoft SQL Server-Lizenzen vermeiden möchten. Screenshot anzeigen.

Archivieren Sie Mitteilungen in mehreren Datenbanken. So lässt sich der Einsatz einer einzigen Datenbank vermeiden, die mit einer wachsenden Anzahl von Einträgen immer langsamer wird und häufiger gewartet werden muss. GFI MailArchiver ermöglicht es Ihnen, E-Mails nach Ablauf einer bestimmten Zeit (z. B. einem Monat oder Vierteljahr) automatisch in einer neuen Datenbank zu sichern. Screenshot anzeigen.

GFI MailArchiver komprimiert Anhänge sofort automatisch. Verglichen mit der Sicherung von Anhängen in den Exchange-Informationsspeichern lässt sich hierdurch sehr viel Speicherplatz sparen. Zudem können E-Mails in einer Datenbank wesentlich effizienter archiviert werden als in PST-Dateien. Weiterer Speicherplatz wird gespart, indem GFI MailArchiver bei Anhängen, die für mehrere Empfänger bestimmt sind, übergreifend nur eine Kopie sichert.

Dank GFI MailArchiver for Exchange müssen Anwender Ihre E-Mail-Korrespondenz nicht länger in lokal gespeicherten PST-Dateien archivieren. Der Umfang von PST-Dateien wird mit der Zeit immer größer, und die Dateien lassen sich dadurch schwerer sichern und durchsuchen. Zudem ist eine korrekte Verwaltung nicht sehr einfach. Mit GFI MailArchiver können alte Mitteilungen über die Web-basierte Suchoberfläche rasch aus der Datenbank abgerufen werden – das zeitaufwendige, manuelle Durchsuchen von PST-Dateien auf der Festplatte gehört der Vergangenheit an! Screenshot anzeigen.

Das Migrations-Tool PST Exporter erlaubt die Archivierung von E-Mails, die von Microsoft Exchange Server vor der Installation von GFI MailArchiver verarbeitet wurden. Ganz ohne Benutzereingriff überträgt das Tool E-Mails mit Hilfe des GFI MailArchiver Import Service an einen Archivspeicher. Extrahierte E-Mails werden mit Hilfe von Agenten in einem Zielverzeichnis gesichert, von wo aus sie über den GFI MailArchiver Import Service in den Archivspeicher von GFI MailArchiver importiert werden.

Es ist wichtig, Richtlinien zur Aufbewahrung von E-Mails aufzustellen, und unerlässlich, Nachrichten zu archivieren – doch eine zeitlich unbegrenzte Speicherung ist aus Kostengründen nicht sinnvoll. Legen Sie mit GFI MailArchiver daher Regeln zu Aufbewahrungsfristen fest, nach deren Ablauf E-Mails zu löschen sind. Beispiel: Für von der Marketing-Abteilung verschickte Nachrichten wird eine 7-Jahres-Frist definiert. Zusätzlich hilft Ihnen GFI MailArchiver, E-Mails zu kategorisieren, indem alle Mitteilungen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, entsprechend gekennzeichnet werden. Nachrichten des Vorstands lassen sich beispielsweise automatisch mit der Kennzeichnung "[Vorstand]" versehen. Screenshot anzeigen.

Mit der Archivierung aller Firmen-E-Mails hilft GFI MailArchiver, gesetzliche Compliance-Richtlinien wie den Sarbanes-Oxley Act und die deutschen GDPdU zu erfüllen. Gemäß den Richtlinien, die vom Sarbanes-Oxley Act 2002 und von der US-amerikanischen Börsenaufsicht SEC festgelegt wurden, müssen z. B. Aktiengesellschaften nachweisen können, dass ihre internen Kontrollsysteme und Audit-Trails zuverlässig sind und die Korrektheit der gesammelten Daten problemlos feststellbar ist. Ähnliche Bestimmungen gelten im Rahmen der deutschen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Unternehmen sind beispielsweise durch den Sarbanes-Oxley Act dazu verpflichtet, alle erstellten, verschickten oder empfangenen Mitteilungen, die Geschäftsdaten und Revisionsergebnisse enthalten, mindestens sieben Jahre aufzubewahren – Informationen dürfen nicht gelöscht oder verändert werden können. Hierzu gehören auch elektronisch gespeicherte Unterlagen wie E-Mails, die in Zusammenhang mit von Revisionen betroffenen Unternehmensbereichen, Abteilungen oder Personen stehen. Ein Verstoß gegen diese Regelungen wird strafrechtlich verfolgt und kann mit einer Haftstrafe von bis zu 10 Jahren geahndet werden.

GFI MailArchiver unterstützt Sie zudem bei der Erfüllung folgender Archivierungsrichtlinien und -gesetze: Schweizerisches Obligationsrecht Art. 957, E-Comm Act 2000 und Enterprise Act 2002 (GB), BS7799-2:2002 (Spezifikation für ISM-System), Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999; Italien) u. v. m.

Befugte Anwender können über GFI MailArchiver auf sämtliche E-Mails einer bestimmen Active Directory-Gruppe zugreifen. Ein Vertriebsleiter hätte somit die Möglichkeit, Einsicht in alle Nachrichten zu nehmen, die von Mitarbeitern seiner Abteilung empfangen oder verschickt wurden. Falls erforderlich, lassen sich E-Mails von/an einzelne(n) Anwendern von der Archivierung ausschließen. Screenshot anzeigen.

GFI MailArchiver bietet die Möglichkeit, die E-Mail-Korrespondenz mehrerer Standorte eines Unternehmens abzurufen, um sie dann zentral zu archivieren. Firmen mit Niederlassungen in den USA, Großbritannien und Australien können beispielsweise den Standort in den USA für die zentrale Mitteilungsspeicherung auswählen. Screenshot anzeigen.

GFI MailArchiver stellt mit einer umgangreichen Überwachungsfunktionalität sicher, dass sämtliche archivierten E-Mails im Originalzustand vorliegen. In zahlreichen Ländern und Branchen sind Unternehmen auch im Bereich der E-Mail-Kommunikation dazu verpflichtet, Benutzeraktivitäten zu überwachen und Vorgänge nachvollziehbar zu protokollieren. GFI MailArchiver bietet zwei Überwachungsvarianten:

• Überwachung der Datenbankaktivität: Nutzt die Ablaufverfolgung von Microsoft SQL Server, um sämtliche Aktivitäten zu protokollieren, die sich auf die Archivdatenbanken von GFI MailArchiver auswirken
• Überwachung der Benutzeraktivität: Protokolliert sämtliche Verwendung der Web-Oberfläche von GFI MailArchiver zum Durchsuchen von E-Mail-Archiven

GFI MailArchiver bietet Anwendern die Möglichkeit, ihre E-Mails einfach per Internet-Browser abzurufen – und dies weltweit. Bereits gelöschte Mitteilungen können erneut angezeigt (und wiederhergestellt) werden.

Die zentrale Speicherung von E-Mails erlaubt es Anwendern, ältere Nachrichten samt Anlagen (in den Formaten Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP u. v. m.) einfacher durchsuchen zu können. Angegebene Suchkriterien lassen sich für einen einfacheren späteren Aufruf sichern, ähnlich wie bei Suchordnern von Microsoft Outlook. Beispielsweise kann eine Anfrage gespeichert werden, mit der sämtliche Korrespondenz eines bestimmten Kunden herausgefiltert wird. Screenshot anzeigen.

Anwender oder Administratoren können mit einem einfachen Mausklick per "OneClick Restore"-Funktionalität eine E-Mail in ihrem ursprünglichen Format wiederherstellen lassen. Dieser Vorgang ist für alle archivierten E-Mails und sogar für gelöschte Mitteilungen möglich – sie treffen als Anhang im Posteingang des Anwenders ein. Screenshot anzeigen.

• Druckoptimiertes Format für die Papierausgabe von E-Mails

Viele führende Unternehmen haben sich bereits für GFI MailArchiver entschieden, unter anderem: American International Movers, Inc, Autoflug GmbH, eCourier u. v. m. Kundenübersicht und -empfehlungen.