Politique de rétention d'emails sur le lieu de travail

Que ce soit pour satisfaire aux besoins d'exploitation, la préparation aux litiges et l'eDiscovery, la conformité, la responsabilité de l'utilisateur final, les coûts et autres éléments liés au courrier électronique d'entreprise, une politique de rétention d'emails est toujours un atout de taille pour la gérer, stocker et archiver les emails de l'entreprise. A plus forte raison, lorsqu'une enquête estime que jusqu'à 75% du contenu des emails est considéré comme critique pour le bon fonctionnement d'une entreprise (Osterman).

Une organisation a-t-elle besoin d'une politique de rétention d'emails ?

Dans la plupart des cas, la réponse est clairement oui. Les sociétés qui relèvent des réglementations Sarbanes-Oxley, SEC 17a-3 / 4, NASD 3010 ou HIPAA sont tenues d'avoir une politique de rétention d'emails. Les organisations qui veulent se soumettre à un audit SAS 70 souhaiteront avoir une politique même si aucune loi ou réglementation ne l'exige. Les entreprises impliquées dans des litiges peuvent se trouver dans l'obligation par une ordonnance du tribunal de conserver les emails si elles n'ont pas déjà une politique en place. Si une entreprise particulière ne relève d'aucune de ces catégories, elle peut vouloir mettre en œuvre une politique de rétention d'emails en prévision des besoins futurs et pour profiter des avantages opérationnels des offres de rétention d'emails.

Qu'est-ce qu'une politique de rétention d'emails doit inclure ?

C'est une autre question qui n'appelle pas de réponse toute faite étant donné qu'elle peut différer d'un secteur d'industrie à l'autre, et les petites entreprises ont probablement d'autres exigences que les grandes. Si la société dispose d'un spécialiste de la conservation des documents, elle devrait faire appel à lui pour vérifier les besoins éventuels et quelles politiques sont déjà en place pour ce qui concerne la conservation de documents papier. Le conseil juridique de l'entreprise est une autre ressource qui devrait disposer de tous les détails sur les lois et obligations contractuelles qui pourraient affecter la politique de rétention d'emails. Les éléments importants à inclure sont des prescriptions claires et faciles à comprendre, bien documentées, expliquées à tous les utilisateurs et qui sont appliquées systématiquement à toute l'organisation. Elles devront aussi s'occuper de la suppression d'emails et fournir un moyen d'assurer que les emails seront supprimés quand il le faudra. Evidemment, les parties prenantes devraient être incluses pour garantir que la politique soutient plutôt que n'entrave l'entreprise.
Qu'en est-il des données dont la conservation est obligatoire (blocages juridiques) ?

Il est probable qu'une organisation soit impliquée dans un litige à un moment de son histoire. Les blocages juridiques peuvent entrer en jeu et pourraient supplanter toute politique de rétention d'emails qui s'occupe de la destruction de données. Assurez-vous que les systèmes techniques utilisés possèdent un moyen de stocker tous les emails pour tout utilisateur couvert par toute ordonnance de tribunal ou requête d'ediscovery, et qu'ils peuvent empêcher les utilisateurs de supprimer des emails par inadvertance.

Quand faut-il mettre en place une politique de rétention d'emails ?

De nombreux points plaident en faveur de "maintenant" :

• La société est sujette aux réglementations Sarbanes-Oxley, SEC 17a-3/4, NASD 3010, HIPAA ou autres.
• La direction souhaite se soumettre à un audit des normes SAS 70.
• La société traite toutes ses affaires avec ses clients via email et est sujette à la réglementation PCI.
• La direction veut établir une politique de manière préventive pour être prête en cas de litige.
• L'administration des emails envisage une solution d'archivage d'emails.
• La société utilise les emails pour communiquer des décisions de gestion, des directives, des politiques ou des actions disciplinaires aux employés.
• La société utilise des emails pour communiquer des informations financières aux investisseurs, partenaires, agents et autres.

Y a-t-il d'autres avantages d'avoir une politique de rétention d'emails ?

Voici quelques avantages :

• Garantie de conformité avec les exigences légales et réglementaires.
• Moins de coûts d'infrastructure grâce à une exigence moindre de stockage.
• Meilleure efficience du système.
• Lorsqu'ils sont associés à un archivage d'emails, les messages peuvent être trouvés plus facilement par les utilisateurs finaux, les risques de pertes de données dues à des défaillances du système sont moins importants, et les messages peuvent être facilement audités pour la conformité avec la politique.

Avec une politique de rétention d'emails complète qui a été développée avec les efforts conjugués de la direction générale, technologique, juridique et d'autres secteurs au sein de l'organisation, conjointement avec la technologie qui peut imposer et améliorer la politique, comme un logiciel d'archivage d'emails tel que GFI MailArchiver, les administrateurs d'email peuvent être parfaitement à même de traiter les problèmes de messagerie.

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