GFI MailArchiver accroît le dispositif de journalisation du serveur Exchange, fournissant ainsi une flexibilité et une fiabilité inégalées. Les autres solutions d’archivage remplacent réellement l'email avec un lien à leur base de données - ceci peut être un point d'échec et peut mettre en panne votre système d'email entier. GFI MailArchiver fonctionne en parallèle et ne touche pas la manière dont Exchange fonctionne. GFI MailArchiver peut être utilisé avec Exchange et d'autres serveurs d'email avec des possibilités collection des emails de votre serveur d'email compatible avec IMAP et Active Directory. Voir saisie d'écran.

Votre serveur d’email n'est pas l'endroit idéal pour stocker tout le courrier email de votre organisation : à la longue ceci finira par causer un déclin grave de la performance de votre service d'email. La relocation de vieux emails vers une base de données garde intact la performance de votre serveur d’email et compact les stocks d'email. GFI MailArchiver fournit trois options pour archiver tout votre courrier email dans une base centrale de données:

• Base de données SQL: Puisque l'email est stocké dans une base de données standard SQL, il est facile à sauvegarder et à restaurer; aucun outil Exchange spécial n'est nécessaire. Cette installation est vivement recommandée pour les environnements ayant des volumes élevés d'email.
• Base de données SQL et NTFS: Cette alternative vous permet de stocker des méta-données d'email sur le serveur SQL, tout en stockant les emails au format MIME dans un dossier sur un disque dur au format NTFS. Cette installation est également appropriée aux environnements de volumes élevés d'emails et vous permet d’économiser l'espace mémoire sur votre serveur SQL.
• Une base de données incorporée et NTFS: cette alternative permet de stocker des méta-données d’email dans une base de données incorporée avec GFI MailArchiver, tout en stockant les emails au format MIME au sein d’un dossier sur un disque dur au format NTFS. Cette installation est appropriée aux environnements et aux petites entreprises qui sont préoccupées de faire des économies sur le coût de la licence d’exploitation de Microsoft SQL Server. Voir saisie d'écran.

Il est possible d’archiver les emails dans des bases de données multiples – ceci résout le problème d’utiliser une large base de données qui, à la longue, devient lente et requiert plus d’entretien. GFI MailArchiver permet d’archiver automatiquement les emails dans une nouvelle base de données après un temps déterminé, par exemple chaque mois ou chaque trimestre. Voir saisie d'écran.

GFI MailArchiver compresse et décompresse les fichiers joints aux emails ce qui résulte dans des économies considérables en terme d’espace de stockage par comparaison au stockage de pièces jointes aux emails effectué sous Exchange. De plus, le stockage d’emails au sein d’une base de données est beaucoup plus efficace que l’utilisation de fichiers d’archives PST. Un autre avantage est que GFI MailArchiver archive seulement un exemplaire de fichiers joints aux emails envoyés à plusieurs destinataires.

GFI MailArchiver for Exchange élimine la nécessite pour les utilisateurs d’archiver leur courrier email dans les fichiers PST sur leur disque dur local. Ces fichiers PST finissent par devenir trop grands et difficiles à sauvegarder et à rechercher. Nombreux sont les utilisateurs qui ne savent pas comment organiser correctement leurs fichiers PST. Grâce à GFI MailArchiver, les utilisateurs peuvent rechercher l’interface web et récupérer leurs vieux emails à partir d’une base de données plutôt que de les rechercher au sein des fichiers PST sur un disque dur pour retrouver un email particulier. Voir saisie d'écran.

La détermination de critères de rétention d’email est cruciale. De même, pendant que l’archivage d’email est très important, la rétention d’emails pour une durée indéterminée peut coûter cher! Grâce à GFI MailArchiver vous pouvez créer des règles pour supprimer un ou plusieurs emails après une durée de temps déterminée. Par exemple vous pouvez supprimer tous les emails envoyés par le Département de Marketing qui sont vieux de plus de 7 ans. De plus, GFI MailArchiver peut vous aider à catégoriser les emails en ajoutant un label aux emails répondant à un critère de votre choix. Voir saisie d'écran.

Selon la Directive Sarbanes-Oxley 2002 et les règles de la SEC, les entreprises publiques doivent prouver que leurs contrôles internes et leurs audits s'accordent et que leurs procédés sont capables de produire des données certifiées correctes. Les entreprises doivent conserver toutes les correspondances créées, envoyées ou reçues "en connexion avec un audit ou une révision" d'une entreprise publique pour une période de sept ans durant laquelle ces informations doivent être non-effacables et non-réinscriptibles. Cela comprend toutes "les cartes éléctroniques" telles que les emails et autres sujets relatifs, les services ou individus impliqués dans les procédures d'audit. La non conformité est un crime, passible d'une peine allant jusqu'à 10 ans de prison.

GFI MailArchiver est aussi un outil précieux qui aide à être en règle avec ceci : E-Comm Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999) et plus.

GFI MailArchiver vous permet d’octroyer à un utilisateur les droits d’accéder au courrier email appartenant à un groupe d’utilisateurs sous Active Directory, par exemple, au Directeur des ventes de voir tous les emails envoyés et reçus par les membres de son département. Vous pouvez aussi, si c’est nécessaire, ordonner à GFI MailArchiver for Exchange de ne pas archiver les emails envoyés/reçus par des utilisateurs particuliers, par exemple, il est possible d’exclure et de ne pas archiver les emails envoyés/reçus par le Directeur du personnel. Voir saisie d'écran.

GFI MailArchiver donne la possibilité de rassembler tous les emails en provenance de plusieurs endroits et de les stocker dans un archivage central. Par exemple, une organisation opérant aux USA, Royaume-Uni et en Australie peut décider d’archiver tout le courrier email dans un seul endroit, par exemple dans leur bureau aux USA. Voir saisie d'écran.

GFI MailArchiver permet aux utilisateurs d'accéder à leurs emails de n'importe où dans le monde en utilisant un navigateur. Les emails effacés peuvent toujours être vus (et restaurés).

Un stockage central d’email permet aux utilisateurs de rechercher facilement un ancien email ou un fichier joint à un vieil email (fichiers joints Microsoft Word, Excel, PDF et ZIP). Une fois qu’une recherche a été déterminée, l’utilisateur a la possibilité de sauvegarder le critère de recherche qu’il pourra utiliser comme référence à une date ultérieure, une méthode similaire à celle de Microsoft Outlook Search Folders. Par exemple, vous pouvez sauvegarder une recherche qui affiche toute la correspondance email avec un client particulier. Voir saisie d'écran.

En cliquant simplement sur un bouton, l'utilisateur ou l'administrateur peut restaurer un email vers la boîte aux lettres d'un utilisateur dans son format d'origine. GFI MailArchiver restaure tout les emails archivés (même les emails effacés) et ils sont renvoyés vers l'utilisateur en pièce jointe.

GFI MailArchiver a un interface multilingue qui permet l’utilisation de la langue de votre choix : Anglais, Néerlandais, Français, Allemand, Italien, Russe, Espagnol, Tchèque, Arabe, Japonais, Chinois simplifié et Chinois traditionnel.

• Support pour imprimer les emails