Préparez votre entreprise pour l'eDiscovery et la conformité email

L'email est devenu la référence pour la communication interne et pour les affaires avec les partenaires externes, les fournisseurs, les clients et autres. Les emails de votre compagnie contiennent des informations importantes, parfois confidentielles, qui doivent être archivées pour une utilisation future éventuelle.

Les raisons de mettre en œuvre une politique de conformité d'email pour votre PME sont nombreuses. L'email est souvent la seule forme de communication écrite qui existe entre vous et vos fournisseurs, vos partenaires, vos clients et prospects. Il est important, pour de nombreuses raisons, d'en conserver une copie ; garantir que la société remplit les exigences de conformité et être en mesure de répondre aux questions juridiques comme les demandes d'eDiscovery dans les meilleurs délais ne sont pas les moindres. Bien sûr, l'email est la base de la correspondance interne entre au sein du personnel et comme telle doit être accessible à une date ultérieure et pourrait nécessiter une surveillance régulière.

Pourquoi votre société a-t-elle besoin d'un archivage d'emails ?

Les réglementations actuelles comme Sarbanes-Oxley, HIPAA ou les FRCP considèrent l'email comme l'égal d'un document papier en terme de validité dans un tribunal. Une telle documentation peut être demandée par un procureur ou un tribunal sous forme d'une demande d'eDiscovery. L'eDiscovery est le processus de localisation, de sécurisation et d'utilisation de la documentation issue de l'archive d'une société dans un cadre légal. Vous vous rendez compte que la capacité de localiser facilement un email spécifique avec l'assurance qu'il n'a pas été falsifié est aujourd'hui cruciale. Les sociétés ont désormais besoin d'investir dans une archive d'emails facile à gérer. Ne pas se soumettre à la réglementation peut conduire à des amendes, à la perte d'un procès et à une réputation détériorée.

Votre société doit avoir une politique de conformité avec un accent tout particulier sur l'archivage d'emails. Heureusement c'est plus facile qu'il n'y paraît. Vous devez d'abord définir une politique qui convienne aux besoins de votre société et fondée sur la réglementation, et ensuite acheter un produit pour prendre automatiquement en charge votre politique.

La meilleure façon de mettre en œuvre l'archivage d'emails

Les archives d'email devraient avoir leur propre serveur dédié à cette tâche.

L'archivage des emails dans une base de données séparée, contrairement à l'utilisation d'un disque local ou d'un serveur de messagerie, garantit une meilleure sécurité contre les falsifications, une maintenance plus facile, une protection supérieure en cas de panne, une charge moindre sur votre serveur de messagerie et en conséquence un service plus rapide. Utilisez votre serveur de messagerie pour filtrer vos emails ; ne l'embourbez pas avec l'archivage, ne risquez pas les surcharges qui pourraient provoquer des attentes et des plantages.

En outre, des sauvegardes des deux serveurs garantissent un environnement plus sûr et minimisent le risque de pertes de toutes les données en cas de problème avec une sauvegarde. Si vos emails sont archivés sur un serveur à part, en cas de panne du serveur de messagerie, vous pouvez faire une restauration à moment précis dans le passé et vous remettre au travail. La récupération d'emails à ce point de restauration sera bien plus rapide et facile, rendant la reprise du travail assez simple pour les administrateurs.

Un serveur de messagerie et un serveur d'archivage dédiés séparés rendent la maintenance plus facile, plus sûre et à la longue permettent une meilleure allocation des ressources.

Archivage d'emails pour la conformité

Un système avec des capacités d'audit intégrées, comme l'enregistrement, la journalisation, le maintien de bases de données et l'activité des utilisateurs, ou d'autres méthodes de sécurisation comme le chiffrement, est un grand pas vers la garantie que les emails n'ont pas été falsifiés. C'est particulièrement important dans les secteurs d'industrie et les pays où les réglementations obligent les entreprises à surveiller les activités des utilisateurs et à conserver des historiques d'audit de l'activité. Il est important dans tous les environnements d'avoir une archive qui permette une recherche facile d'email à la demande.

Une archive d'emails lourde à administrer deviendra rapidement un problème plus qu'une solution. Les systèmes d'archive d'email doivent faciliter les audits à des fins de conformité. Les journaux et comptes doivent être conservés comme preuve de toutes les actions en rapport avec l'archive de conformité email. Les journaux doivent prouver que tous les emails ont été interceptés et qu'on puisse y effectuer des recherches (y compris dans les pièces jointes), les trouver et les visualiser dans leur format original.

*Il est important d'avertir les utilisateurs que leur email est enregistré et archivé.

L'archivage des emails est devenu aujourd'hui une pratique courante dans les entreprises. La mise en œuvre d'une politique de conformité email réussie peut faire gagner beaucoup de temps, d'argent et de ressources sous la pression des demandes d'eDiscovery. Le bon système va garantir que vous êtes en position de répondre aux demandes et que votre société est en conformité avec toutes les réglementations sur les emails.

Un logiciel d'archivage d'emails comme GFI MailArchiver for Exchange aidera votre entreprise à répondre aux demandes dans les plus brefs délais.