Fonctions

Fonctions pour l'administrateur

Support multilingue pour l'indexation des emails
La nouvelle version de GFI MailArchiver intègre un support multilingue. Pendant l'installation, les administrateurs disposent d'une option pour sélectionner la langue à utiliser lors de l'indexation des emails. GFI MailArchiver supporte maintenant les entreprises qui reçoivent les emails en : anglais, néerlandais, français, allemand, italien, russe, espagnol, tchèque, arabe, hébreu, japonais, coréen, chinois traditionnel et chinois simplifié.

Archivage d'emails Exchange et intégration avec d'autres serveurs de messagerie
GFI MailArchiver for Exchange s'appuie sur la fonction de journalisation d'Exchange Server et offre ainsi une fiabilité et une évolutivité inégalées. D'autres solutions d'archivage d'emails remplacent en fait l'email avec un lien vers leur base de données, ceci peut être à l'origine de pannes et de l'arrêt de votre système de messagerie tout entier ; GFI MailArchiver travaille en parallèle sans rien changer à la façon de travailler d'Exchange. GFI MailArchiver peut être utilisé avec Exchange aussi bien qu'avec d'autres serveurs de messagerie et peut récupérer les emails de tout serveur de messagerie qui prend en charge IMAP et Active Directory.

Intégration Outlook, avec une technologie sans stubs
Intégration avec Outlook - y compris Outlook 2010 - vous pouvez donc accéder aux emails archivés à partir d’Outlook de la même manière que s'ils étaient dans une boîte aux lettres d’Exchange ou dans un fichier PST local. Alors que d'autres produits proposent l'intégration à Outlook, GFI MailArchiver le fait sans utiliser de fichiers stubs, méthode déconseillée par Microsoft parce qu'elle crée des problèmes aux administrateurs. Cette technique est pénalisante en termes de performances puisqu’elle laisse des petites portions de messages sur Exchange Server. L'approche sans stubs de l'intégration avec Outlook est une première dans l'industrie. GFI MailArchiver fournit aussi une synchronisation complète en temps réel de tous les dossiers et emails dans la boîte aux lettres d'Exchange.

Archivage automatique des emails de votre entreprise vers sur une seule zone de stockage
Votre serveur de messagerie n'est pas l'emplacement idéal pour stocker tous les emails de votre organisation ! Au fil du temps, les performances de votre messagerie seront gravement altérées. Le déplacement de vieux emails vers une base de données maintient la performance de votre serveur de messagerie à un niveau élevé et l'espace de stockage d'emails compact. Vous pouvez archiver votre email dans :

• Une base de données SQL : Quand les emails sont stockés dans une base de données SQL standard, ils sont faciles à sauvegarder et à restaurer ; aucun outil de sauvegarde Exchange particulier n'est nécessaire. Cette installation est vivement recommandée pour les environnements qui gèrent des volumes élevés d'emails.
• Directement sur un disque dur NTFS : Vous pouvez stocker les emails dans une base de données située sur un disque dur NTFS ; vous ferez ainsi l'économie des frais de licence pour Microsoft SQL Server ! Cette installation est adaptée pour des environnements de messagerie qui gèrent des petits volumes d'emails.

Support de bases de données multiples et gestion automatique des base de données
Il est possible d’archiver les emails dans des bases de données multiples, résolvant le problème de d'une grande base de données qui devient lente et devient un problème de maintenance. GFI MailArchiver vous assiste pour archiver automatiquement les emails vers une nouvelle base de données après une période donnée, par exemple chaque mois ou trimestre.

Réduction des exigences de stockage d’email
Le stockage d’emails dans une base de données est plus efficace que le stockage dans les fichiers PST. GFI MailArchiver vous offre encore plus de place en compressant (et décompressant) les fichiers joints à la volée, ce qui a pour conséquence une meilleure utilisation des ressources de stockage par rapport au stockage de pièces jointes sous Exchange. GFI MailArchiver n'archive qu'une seule copie des pièces jointes envoyées à plusieurs destinataires.

Boîte aux lettre illimitée
Les administrateurs ne sont plus obligés de choisir entre taille de boîte aux lettres et performances Exchange. Avec GFI MailArchiver, les utilisateurs bénéficient d'une boîte aux lettres pratiquement 'illimitée' avec un accès facile à leur email à tout instant parce que le logiciel archive les emails dans une base de données SQL et non pas Exchange. Avec des demandes de stockage plus modestes, une banque d'informations Exchange plus petite et l'absence de fichiers stubs, les administrateurs constateront une augmentation significative des performances.

En finir avec le cauchemar des PST
GFI MailArchiver met fin à la nécessité pour les utilisateurs d’archiver leurs emails dans les fichiers PST sur des disques durs locaux. Les fichiers PST peuvent finir par devenir trop grands et difficiles à sauvegarder et à rechercher. Nombreux sont les utilisateurs qui ne savent pas comment organiser correctement leurs fichiers PST. GFI MailArchiver donne aux utilisateurs la possibilité de parcourir et de récupérer leurs anciens emails grâce à une interface web plutôt que de fouiller dans les fichiers PST du disque pour retrouver un email particulier.

Migration des vieux fichiers PST stockés sur les ordinateurs clients
Grâce à l'agent PST Exporter de GFI MailArchiver, vous pouvez archiver les emails traités par Microsoft Exchange avant l'installation de GFI MailArchiver. GFI PST Exporter utilise le service d'importation de GFI MailArchiver pour transférer les emails vers une archive, sans intervention de l'utilisateur final. Des agents enregistrent les emails extraits dans un dossier cible et le service d'importation de GFI MailArchiver et importe ensuite les emails vers une archive de GFI MailArchiver.

Configuration des stratégies de catégorisation et de rétention d’emails
La mise en place d'une politique de rétention d'emails est cruciale pour les PME. L'archivage d'emails est essentielle dans ces politiques mais leur rétention pour un temps indéfini est coûteuse ! Avec GFI MailArchiver, vous pouvez créer des règles pour supprimer un ou plusieurs emails après une période donnée ; par exemple, vous pouvez supprimer tous les emails envoyés par le service du marketing qui ont plus de sept ans. En plus, vous pouvez catégoriser les emails en ajoutant une étiquette qui remplit une condition particulière. Par exemple, les emails envoyés par le PDG pourraient être automatiquement marquées avec [PDG].

Aide à la conformité avec la loi Sarbanes-Oxley
En archivant tous les emails d'entreprise, GFI MailArchiver aide les entreprises à être conformes aux réglementations comme la loi Sarbanes-Oxley. Selon la Loi Sarbanes-Oxley de 2002 et les règles de la Exchange Commission (SEC), les entreprises publiques doivent prouver que leurs contrôles internes et pistes d'audit ont été vérifiés et que leurs processus peuvent produire des données certifiées conformes. Les entreprises doivent conserver toute la correspondance rédigée, envoyée ou reçue en connexion avec un audit ou une révision d'une entreprise publique pour une période de sept ans durant laquelle ces informations doivent demeurer non effaçables et non réinscriptibles. Ceci comprend tout enregistrement électronique tel que email, surtout en rapport avec des sujets, services ou personnes impliqués dans des procédures d'audit. La non conformité est un crime, passible d'une peine allant jusqu'à 10 ans de prison.

Aide à la conformité avec les autres lois et règlements
GFI MailArchiver aide aussi à la conformité avec : E-Commerce Act 2000, BS7799-2:2002, Enterprise Act 2002, Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999) et plus.

Attribution de droits de regard et dispense les utilisateurs de l’archivage d’emails
GFI MailArchiver vous permet d’accorder à un utilisateur les droits d’accès aux emails appartenant à un groupe d’utilisateurs Active Directory, par exemple le directeur des ventes peut regarder tous les emails envoyés ou reçus par son équipe. Vous pouvez aussi, si c’est nécessaire, demander à GFI MailArchiver de ne pas archiver les emails envoyés et reçus par des utilisateurs particuliers, par exemple, il est possible d’exclure et de ne pas archiver les emails envoyés et reçus par le service informatique.

Recueil et archivage d’emails dans un emplacement unique
GFI MailArchiver permet de rassembler tous les emails en provenance de plusieurs endroits et de les stocker dans une archive centrale. Par exemple, une organisation opérant aux USA, au Royaume-Uni et en Australie peut décider d’archiver tout les emails dans un seul endroit, par exemple dans leur bureau aux USA.

Support pour les environnements virtuels
Les organisations qui utilisent actuellement ou ont l'intention d'utiliser la virtualisation sur leur réseau peuvent continuer à installer et à utiliser une gamme de produits GFI en toute confiance. GFI MailArchiver prend en charge et fonctionne avec la plupart des technologies de virtualisation, à savoir VMware, Microsoft Virtual Server et Microsoft Hyper-V.

Audit des emails archivés comme garantie contre la falsification
GFI MailArchiver est proposé avec une fonctionnalité d'audit qui garantit que les emails archivés n'ont pas été falsifiés. C'est particulièrement important dans les secteurs d'industrie et les pays où les régulations obligent les entreprises à surveiller les activités des utilisateurs et à conserver des historiques d'audit de ces activités. GFI MailArchiver offre deux types d'audit :

• Audit des activités de bases de données : Utilise les fonctions de suivi de Microsoft SQL Server pour enregistrer toutes les activités qui affectent les bases de données de GFI MailArchiver.
• Audit interactions utilisateur : Enregistre toutes les activités des utilisateurs pendant qu'ils effectuent des recherches dans les archives d'emails avec l'interface web de GFI MailArchiver.
  

Fonctions pour l'utilisateur

GFI MailArchiver avec le connecteur Outlook avec un accès hors ligne
Le connecteur Outlook de GFI simplifie l'accès aux emails archivés à partir du client de messagerie Outlook, y compris Outlook 2010. Pour ce faire, le connecteur Outlook a besoin de communiquer avec le serveur de GFI MailArchiver : mais que se passe-t-il lorsque l'utilisateur n'est pas dans son bureau ? La fonction d'accès hors ligne (Offline Access) de GFI MailArchiver permet d'accéder à un nombre paramétrable (par l'administrateur) d'emails dans un cache du client de messagerie (30 jours par défaut). Contrairement aux fichiers PST difficiles à gérer avec des risques de perte d'emails les fichiers sont corrompus, le cache qui est créé côté client peut être entièrement reconstruit et géré automatiquement par GFI MailArchiver.

Possibilité de recherche avancée d’emails et de ‘Saved Search’
Un stockage central d’email permet aux utilisateurs de rechercher facilement un ancien email ou un fichier joint (fichiers joints Microsoft Word, Excel, PDF et ZIP). Une fois qu’une recherche a été définie, l’utilisateur peut sauvegarder le critère de recherche qu’il pourra utiliser comme référence à une date ultérieure, une méthode similaire à celle des dossiers de recherche de Microsoft Outlook. Par exemple, vous pouvez enregistrer une recherche qui affiche toute la correspondance email avec un client X.

Possibilité de recherche avancée d’emails et de ‘Saved Search’
Un stockage central d’email permet aux utilisateurs de rechercher facilement un ancien email ou un fichier joint (fichiers joints Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP et beaucoup d'autres formats). Une fois qu’une recherche a été définie, l’utilisateur peut sauvegarder le critère de recherche qu’il pourra utiliser comme référence à une date ultérieure, une méthode similaire à celle des dossiers de recherche de Microsoft Outlook. Par exemple, vous pouvez enregistre une recherche qui affiche toute la correspondance email avec un client X.

Restauration OneClick d’un email vers une boîte aux lettres
En cliquant simplement sur un bouton, l'utilisateur ou l'administrateur peut restaurer un email vers la boîte aux lettres d'un utilisateur dans son format d'origine. GFI MailArchiver restaure tous les emails archivés (même les emails effacés) et ceux-ci sont réexpédiés à l'utilisateur comme pièce jointe.

Autres fonctions :

• Support convivial pour l’impression d’emails

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