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Mise en place d'une politique d'utilisation d'Internet au travail

Une politique d'utilisation d'Internet référence les points considérés comme représentatifs d'un comportement de navigation sur Internet approprié au travail.Cette politique impose généralement des restrictions quant au temps que les employés passent sur Internet pour des tâches non liées au travail. Des types de sites autorisés sont également précisés. La mise en place une politique d'utilisation d'Internet, qui peut également être considéré comme une politique d'utilisation acceptable (PUA), veille à ce que les employés suivent des directives permettant de préserver leur environnement de travail et l'infrastructure du réseau informatique.

Que doit inclure une politique d'utilisation d'Internet ?

L'élaboration d'une politique d'utilisation d'Internet dépend le plus souvent de la collaboration ente le département des ressources humaines et le service informatique, car il s'agit de protéger à la fois les employés et le réseau informatique.Cette collaboration permet de s'assurer qu'une politique globale d'utilisation d'Internet complète correspondant aux besoins de l'entreprise est mise en place.

Une politique d'utilisation d'Internet n'a pas vocation à espionner les employés ou leur refuser tout droit d'accès à Internet sur le lieu de travail, mais les directives et règles doivent être formulées de manière à protéger les employés de contenus inappropriés à un environnement de travail et qui pourraient entraîner des conséquences juridiques. Une politique d'utilisation d'Internet vise également à informer les utilisateurs sur les menaces véhiculées par le Web et la manière dont une navigation irresponsable peut entraîner le téléchargement non voulu de paquets malveillants sur un ordinateur, lesquels peuvent ensuite infecter l'ensemble du réseau.La mise en place de règles doit être expliquée afin que l'utilisateur comprenne pourquoi la visite de certains sites ou le téléchargement de logiciels sur un poste de travail peut être préjudiciable au réseau de l'entreprise.Par conséquent, une session de formation sur la sécurité Internet viendra se greffer comme lien cohérent avec la politique d'utilisation d'Internet. Les utilisateurs auront ainsi plus de chance de respecter la politique lorsqu'ils comprendront son raisonnement.

Une distinction claire doit être faite entre l'utilisation professionnelle et personnelle.L'utilisation d'Internet au travail présente de nombreux avantages et ressources pouvant être bénéfiques aux opérations de l'entreprise.Les problèmes se créent avec l'accès aux comptes personnels de messagerie, réseaux sociaux, sites d'enchères, etc. L'utilisation excessive de ces sites conduit au cyberslacking, à savoir la fuite des responsabilités professionnelles en raison d'une navigation Internet excessive, ce qui entraîne une baisse des niveaux de productivité.Ce n'est là qu'un des nombreux problèmes de sécurité résultant d'une navigation sur Internet non surveillée.Le téléchargement de logiciels ou de pièces jointes sur un ordinateur de travail augmente le risque de propager un virus à travers le réseau.Les employés doivent être mis au courant des dangers que le téléchargement de fichiers inconnus peut impliquer.

Toutes les politiques d'utilisation d'Internet ne se ressemblent pas. En effet, celles-ci doivent être écrites sur mesure pour répondre aux besoins de la société et à sa structure. Il est possible que certaines entreprises puissent accepter la navigation sur ces sites durant les temps de pause. Interdire l'accès à ces sites peut être considéré comme draconien. Les employés peuvent avoir le sentiment qu'ils ne sont pas dignes de confiance. Contrôler le temps d'accès aux sites qui ne posent pas de problèmes éthiques ou moraux est sans doute la meilleure option, car cela permet de contenter à la fois les utilisateurs et les responsables de la politique. Toutefois, la plupart des entreprises choisissent de bloquer les sites de messagerie instantanée comme MSN Messenger, ces derniers étant considérés comme gaspilleurs de temps et facilitant les envois et réceptions avec peu de supervision. La finalité est qu'il doit exister un équilibre afin de maintenir de bonnes relations entre le personnel et la direction. Les employés doivent néanmoins être informés du fait que leur accès à Internet au travail est un privilège et non un droit, et qu'en tant qu'employés de l'entreprise, ils sont tenus de respecter des politiques d'utilisation raisonnables mises en place par la direction.Des mesures doivent être prises si un employé persiste à ne pas tenir compte de la politique afin de signifier que la sécurité Internet n'est pas une chose à ignorer ou prendre à la légère.Les sanctions induisent par une mauvaise utilisation d'Internet peuvent commencer par un avertissement verbal, avant de passer par une réprimande écrite, une rétrogradation et une éventuelle cessation de travail. Les employés doivent se rendre compte que leur navigation sur Internet n'est pas sans conséquence, et que s'ils ignorent la politique, ils doivent alors prendre leurs responsabilités.

Pour mieux cerner la création d'une politique d'utilisation d'Internet pour votre organisation, nous vous invitons à vous référer à cet exemple de politique d'utilisation d'Internet.

Qui doit-elle concerner ?

Une politique d'utilisation d'Internet couvre généralement l'ensemble des employés disposant d'un accès à Internet.Cependant, alors que la plupart des politiques ont une base commune, chaque entreprise aura ses propres termes et conditions en fonction de son infrastructure.Des personnes peuvent être exemptées de certaines clauses de la politique en fonction de divers facteurs, tels que leur rôle ou position hiérarchique, entre autres.En l'absence de circonstances extraordinaires, il est conseillé d'appliquer une politique d'utilisation d'Internet à l'ensemble du personnel.

Toute correspondance envoyée à une adresse de messagerie de l'entreprise doit être considérée comme un document professionnel, même s'il s'agit uniquement d'une réponse d'une simple ligne. Dès lors que les informations de la société y sont attachées et sort de l'entreprise, la correspondance représente la société et doit donc respecter les normes de l'entreprise.Ainsi, tout contenu discriminatoire envoyé par le biais des messageries de l'entreprise enfreindrait la politique d'utilisation d'Internet.Chacun est responsable de ses activités en ligne, toutes les données qui sont stockées ou créées sur un poste de travail de l'entreprise ne sont pas considérées comme privées et peuvent être consultées par la direction si nécessaire.De la même manière, toutes les informations de l'entreprise sont confidentielles. Il est interdit de les envoyer à l'extérieur de l'entreprise sans autorisation.Ces points en particulier doivent être abordés dans une politique d'utilisation d'Internet, et les employés doivent en être informés.

Comment appliquer une politique d'utilisation d'Internet ?

Une fois la politique d'utilisation d'Internet finalisée et les employés mis au courant de son existence et de son importance, le suivi des salariés doit être automatisé à l'aide des logiciels de surveillance du Web. Affecter du personnel à une personne ou une équipe uniquement pour surveiller les activités Internet serait une personne de ressources humaines.Le logiciel de surveillance du Web donnera également des résultats plus efficaces et plus complets, ses rapports et données pourront être accédés en l'espace de quelques minutes. Une action peut alors être prise sur la base des rapports fournis par le logiciel. Le logiciel de surveillance du Web ne doit en aucun cas être utilisé pour espionner les employés, il doit uniquement servir à vérifier qu'ils peuvent suivre la politique et être productifs durant les heures de travail.Pour ce faire, les politiques doivent demeurer raisonnables en termes de limitations et d'attitude du personnel. La mise en place d'une politique d'utilisation d'Internet ne signifie pas transformer le lieu de travail en prison, simplement d'établir certaines limites.Les utilisateurs doivent savoir qu'outrepasser ces limites aura des répercussions et que des mesures seront prises à l'encontre des récidivistes, ainsi que des rapports créés sur la personne le moins attentive. Autrement, la politique ne peut être prise au sérieux.

Les politiques d'utilisation d'Internet protègent les données et informations confidentielles de l'entreprise, protègent les employés et maintiennent les normes d'utilisation d'Internet pendant les heures de travail. La mise en place d'un logiciel de surveillance du Web est un investissement placé dans le domaine de la sécurité. Elle peut prévenir le cyberslacking et la fuite d'informations sur l'entreprise de la part des employés. Si un problème de sécurité venait à déboucher sur un procès, l'entreprise pourrait connaître des pertes financières. C'est pourquoi il est crucial de respecter la politique d'utilisation d'Internet pour protéger l'ensemble des actifs de l'entreprise et prévenir toute perte.

Un exemple de politique d'utilisation d'Internet peut être consulté et utilisé.

Logiciel de surveillance du Web pour PME

GFI WebMonitor est la solution idéale pour surveiller Internet, en contrôler l'accès, et mettre en place d'une politique d'utilisation d'Internet efficace. Il permet à la direction de fixer des limites vis-à-vis de la navigation sur le site et d'empêcher le téléchargement et l'installation de logiciels. Il comporte également plusieurs moteurs d'analyse pour s'assurer que les téléchargements sont exempts de virus et autres programmes malveillants. En contrôlant les téléchargements et la navigation en temps réel, le réseau bénéficie d'une protection contre les logiciels malveillants. La prévention des fuites de données au travers des réseaux sociaux est également couverte, de même que la réduction du cyberslacking pour améliorer la productivité de l'employé, et de l'entreprise par conséquent.

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