Archivage d'emails pour les entreprises

Les emails sont un moyen essentiel de communication avec des gens à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. La plupart de vos clients utilisent les emails pour négocier les contrats, et échanger des factures et des informations de paiement. Très souvent, les emails sont la seule trace enregistrée que vous ayez des transactions importantes.

Hélas, de nombreuses organisations sous-estiment la profondeur et l'ampleur des informations stockées dans leurs emails d'entreprise. Selon Osterman Research, les emails contiennent environ 75% des informations quotidiennes échangées. La quantité de connaissances stockées dans les emails d'entreprise est à elle suffisante pour justifier leur sauvegarde et pourtant de nombreuses organisations continuent à accepter difficilement la nécessité d'une solution d'archivage puissante. Arès tout, il y a toujours les sauvegardes. Ce n'est pas si simple.

Pourquoi votre entreprise devrait-elle archiver des emails ?

Les raisons pour archiver et gérer les emails sont très différentes selon les objectifs de l'entreprise. Ce qui est certain, c'est qu'une compagnie ne peut jamais savoir quel suivi d'email lui sera réclamé, ni quand ni pourquoi. Ça peut être aussi simple qu'une bonne présentation commerciale et une liste de prospects qualifiés, ou aussi épineux qu'un débat juridique qui pourrait coûter des milleiers d'euros de frais et d'amendes.

Accès aux emails anciens et supprimés

Les solutions traditionnelles de sauvegarde qui restaurent le système ne conviennent pas vraiment pour retrouver des emails anciens. Ils ne sont pas d'un accès facile ; une fois qu'on y a accès les recherches sont difficiles, et ils ne sont pas à l'abri de falsifications. Avec une solution d'archivage et de gestion d'emails, les employés peuvent effectuer des recherches, récupérer des emails anciens en quelques minutes sans intervention du service informatique et sans compromettre vos sauvegardes.

Problèmes de stockage

Le volume d'emails généré tous les jours est un réel problème pour les administrateurs. Comme les employés envoient et reçoivent plus d'emails avec de grandes pièces jointes, l'espace de stockage sur le serveur se remplit. Si les quotas de serveur ne peuvent être augmentés, les emails doivent être stockés dans des fichiers PST sur les postes de travail ou sur le dossier de partage du réseau, avec plus de tracas pour les administrateurs. Avec une solution d'archivage d'emails, tous les emails sont stockés hors du serveur et restent néanmoins accessibles. Les problèmes associés aux fichiers PST disparaissent.

Protection légale pour la conformité des emails

La législation a été modifiée dans de nombreux pays pour inclure les emails avec les données manuscrites ou imprimées dans la réglementation sur la rétention légale. Tandis que les entreprises juridiques et financières ont des réglementations de conformité de messagerie très particulières, votre entreprise doit envisager sa propre politique de rétention d'emails. L'impossibilité de produire un suivi d'email si nécessaire, par exemple comme preuve dans un tribunal, peut conduire à des amendes, des sanctions pénales et une perte de crédibilité. Avec une solution d'archivage d'emails, tous les emails d'entreprise sont stockés dans un environnement infalsifiable et accessible en quelques minutes, facilitant la recherche de données internes importantes, la défense dans une cour de justice ou simplement la conformité avec la réglementation en vigueur.

Capacité à gérer et surveiller les emails de vos employés

La plupart des compagnies ne surveillent pas les emails reçus ou envoyés par leurs employés. Bien que la messagerie d'entreprise ne devrait être utilisée seulement dans le cadre des activités de l'entreprise, dans certains cas vous pouvez avoir besoin de surveiller l'activité de messagerie de vos employés. Avec une solution d'archivage d'email, la direction peut attribuer des autorisations aux chefs de service pour vérifier les emails envoyés par les personnes. Si la nécessité peu sympathique d'investigations internes faisait son apparition, votre compagnie sera prête avec une solution d'archivage d'emails.

L'archivage des emails n'est plus une dépense, mais un coût justifié dans les affaires. C'est une police d'assurance contre les répercussions juridiques ou de non-conformité. Les sociétés qui utilisent une solution d'archivage affirment que les avantages vont au delà de leurs espérances de maintes façons.

Il y a une législation considérable et un nombre croissant de règles de conformité dont les organisations doivent prendre conscience. Ce document n'a pas la prétention d'en fournir une liste exhaustive, toutefois les liens suivants vous renvoient à un résumé des législations de différents pays. Voici la réglementation qui stipule, directement ou indirectement la nécessité de la rétention d'emails, qui est concerné et comment, et les pénalités encourues pour non conformité.

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