Archivage d'emails pour les institutions d'éducation américaines

L'archivage d'emails est un gigantesque dépôt d'informations et les millions d'emails envoyés et reçus quotidiennement, souvent à caractère confidentiel, contiennent une pléthore de connaissances qui a besoin d'être sauvegardée.

Les informations dans les emails sont d'une telle importance qu'en décembre 2006, la Cour Suprême des Etats-Unis a amendé les lois fédérales de procédure civile, pour ce qui concerne les règles pour les affaires civiles fédérales et comment l'eDiscovery d'informations et de matériel relatifs à ces affaires doivent être menées. Ces amendements sont significatifs et, pour la première fois, toutes les informations stockées y compris les emails sont assujetties à l'eDiscovery.

Que cela signifie-t-il ? Les agences fédérales, cours et procureurs peuvent maintenant demander des informations électroniques nécessaires pour le procès et aux investigations judiciaires. Le défaut de fourniture d'informations de la part de toute organisation, mairie ou institution d'éducation, dans leur intégralité ou en partie, peut conduire à des sanctions pénales, des amendes et la perte de subventions ou de financements fédéraux.

Conformément au changements des FRCP en 2006, les institutions d'éducation ont été obligées à se demander comment et où elles allaient stocker les informations numériques. Tout comme la majorité des organisations, les institutions d'éducation sont encore plus dépendantes aux technologies de communication pour leurs activités au quotidien. Les emails sont utilisés pour communiquer avec les étudiants, entre les membres de l'administration, avec différents comités de surveillance, et les agences locales, d'état et fédérales.

Les institutions d'éducation, ainsi que les entreprises et agences gouvernementales ont besoin d'être préparées à collecter et à présenter toute autorisation de demande d'informations en bonne et due forme, dans un délai très court. Une autre idée fausse sur l'archivage d'emails est que la politique de sauvegarde de l'institution est suffisante. Les sauvegardes sont extrêmement importantes, en particulier si vous êtes un administrateur qui a dû rapidement récupérer un serveur après une panne de disque dur ; elles sont toutefois cruellement insuffisantes quand il s'agit de récupération d'emails. Pensez par exemple à une conversation par email qui a eu lieu des mois voire des années plus tôt, et imaginez l'administrateur s'échiner sur ces données pour trouver quelques bits d'informations pertinentes. Quelle différence avec une solution d'archivage d'emails où des fils de discussion entiers peuvent être récupérés en quelques clics.

Il y a d'autres avantages

Accès à des emails anciens ou effacés

Les éducateurs n'ont pas d'accès direct aux sauvegardes, avec une solution d'archivage d'emails en revanche, ils peuvent rechercher directement les emails anciens ou effacés avec leur navigateur web ou leur client Outlook.

Problèmes de stockage

Comme les éducateurs envoient et reçoivent plus d'emails avec de volumineuses pièces jointes, ils se retrouvent à réclamer de plus en plus d'espace de stockage sur le serveur. S'ils utilisent des fichiers PST stockés sur leur ordinateur local, les administrateurs se heurtent au problème d'un disque local à gérer. Niveaux de stockage faibles, serveurs de messagerie surmenés, fichiers PST problématiques et un éducateur frustré qui attend que sa boîte de réception soit restaurée après avoir malencontreusement utilisé la touche suppression, sont la preuve que l'archivage d'emails est une nécessité pour l'institution.

Capacité à gérer la messagerie d'un éducateur

Même si nous n'aimons pas y penser, il peut devenir nécessaire de surveiller les communications des éducateurs ou des administrateurs à l'institution. C'est possible avec une solution d'archivage.

Une enquête informelle de eSchool News l'année dernière a montré que 80% des administrateurs d'écoles étaient incertains sur les politiques de rétention d'informations électroniques, y compris les emails, dans leurs districts. Bien que beaucoup furent conscients des amendements de la loi fédérale, 90% ont dit qu'il était temps d'engager des activités pour se conformer à la réglementation. Votre institution d'éducation est-elle prête ?

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