Archivage d'emails pour les administrateurs réseau

La croissance exponentielle des emails et une importance croissante comme outil de communication d'entreprise en font une ressource d'entreprise à fort impact. Alors que la conformité email relève de la responsabilité de la direction et du service juridique, le personnel informatique et les administrateurs réseau décident de la manière de gérer et de stocker un volume de données toujours plus important.

Selon Osterman Research, trois sociétés sur cinq considèrent que la croissance du stockage d'emails représente une préoccupation majeure. Un téraoctet de données aujourd'hui passera à 2,5 téraoctets en seulement trois ans. Cela représente un grand nombre de données à traiter. Les administrateurs réseau ont compris que sans une bonne solution d'archivage et de gestion d'emails, ils risquent des problèmes de stockage au niveau d'Exchange server, des difficultés d'extraction des emails de la sauvegarde et de plus en plus de réclamations de la part des utilisateurs dont les emails ont été perdus ou sont devenus inaccessibles.

L'archivage d'emails apporte une solution à vos problèmes.

Résolution des problèmes de stockage, élimination des quotas de boîtes aux lettres

Les quotas d'emails représentent un problème quotidien pour les administrateurs. Nécessaires pour empêcher le serveur de messagerie de manquer d'espace de stockage, les quotas forcent les employés à supprimer des messages pour conserver de l'espace. Les employés sont réticents à supprimer des emails potentiellement utiles et réclament plus d'espace de stockage. C'est une source de tension constante. Avec une solution d'archivage, toutefois, votre compagnie économise de l'espace disque et en quelques clics, donne accès à vos employés à tous leurs anciens emails. Une solution d'archivage mettra fin aux messages de boîte aux lettres pleine ainsi qu'au combat permanent pour plus d'espace disque.

Récupération des emails anciens et supprimés

Sans solution d'archivage, parcourir les sauvegardes pour trouver des emails supprimés ou anciens peut devenir un cauchemar. Votre administrateur réseau perd un temps précieux à éplucher des volumes de vieilles données à la recherche d'emails pour lesquels personne ne sait quand ils ont été expédiés ou reçus.

Avec l'archivage d'emails, les administrateurs peuvent donner un accès aux emails anciens ou effacés, soit avec un navigateur web, soit avec le client Outlook. Ils pourront rechercher des conversations particulières et restaurer des emails en quelques clics, sans l'intervention d'un administrateur.

Perte d'emails lorsque la période de rétention est atteinte

Pour économiser de l'espace, les administrateurs configurent des politiques de rétention d'emails sur le serveur de messagerie. Lorsque la limite de la politique est atteinte, les emails anciens sont supprimés. Sans archivage préalable, des emails potentiellement importants seront perdus. Les employés qui avaient l'impression que leur emails était en sécurité dans leurs boîtes aux lettres sont, et on les comprend, excédés de constater qu'ils ont été supprimés après expiration de la période de rétention. Même si la récupération est possible à partir des sauvegardes, elle prend du temps et exige des connaissances précises pour localiser une conversation particulière. Grâce à l'archivage d'emails, le processus de récupération des emails anciens est simplifié.

Difficultés de la gestion des fichiers PST

Pour éviter le problème des emails supprimés, de nombreux utilisateurs enregistrent leurs emails dans des fichiers PST stockés sur leur ordinateur local ou sur le réseau. Cette approche est problématique. S'ils sont stockés localement, les fichiers PST risquent de pas être sauvegardés régulièrement. Si par la suite ils sont endommagés ou supprimés, alors les emails sont perdus. Par exemple, dans le cas d'un problème avec le système d'exploitation qui nécessiterait un formatage du disque dur, les fichiers PST risqueraient d'être effacés pendant le processus, et surtout au moment du problème où personne ne pense aux fichiers PST. Par contre, si les fichiers PST sont stockés sur le partage réseau, les administrateurs sont cette fois encore confrontés à la guerre des exigences de stockage, à la nécessité d'augmenter la fréquence des sauvegardes et en plus à la gestion de ces fichiers PST.

Avec une solution d'archivage en place, ces problèmes n'existent plus.

La solution

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