Want help with your product upgrades? Upgrades made easy

Archivage pour les entreprises

Les emails sont un moyen essentiel de communication avec des gens à l'intérieur et à l'extérieur de votre entreprise. La plupart de vos clients utilisent les emails pour négocier les contrats et échanger des factures et des informations de paiement. Très souvent, les emails sont les seuls enregistrements des transactions importantes que vous possédez.

Malheureusement, de nombreuses organisations sous-estiment les détails et l'étendue des informations stockées dans leur messagerie d'entreprise. Selon Osterman Research, les emails contiennent environ 75% des informations quotidiennes échangées. La quantité de connaissances stockées dans les emails d'entreprise est à elle suffisante pour justifier leur sauvegarde et pourtant de nombreuses organisations continuent à accepter difficilement la nécessité d'une solution d'archivage professionnelle. Après tout, il y a toujours les sauvegardes.

Mais les choses ne sont pas aussi simples.

Pourquoi votre entreprise devrait-elle archiver les emails ?

Les raisons pour l'archivage et la gestion des emails peuvent être très différentes selon le secteur d'activité. Il est toutefois certain qu'une entreprise ne sait jamais vraiment si et quand la nécessité d'un traçage d'anciens emails se fera sentir. Cela peut simplement être une bonne présentation commerciale et une liste de prospects qualifiés. Cela pourrait aussi être un problème juridique compliqué qui pourrait coûter très cher en frais et autres amendes à la société.

Accès aux emails anciens et supprimés

Les solutions de sauvegarde traditionnelles qui restaurent les systèmes à la suite d'une panne catastrophique ne sont pas vraiment adaptés pour retrouver les anciens emails. Ils ne sont ni d'un accès facile, ni facilement consultables une fois rendus accessibles ou lorsqu'ils sont protégés contre la falsification. Avec une solution d'archivage d'email de qualité, la direction et les employés peuvent facilement rechercher des emails anciens ou effacés et les récupérer en quelques minutes - sans intervention technique ou mise en danger de vos sauvegardes.

Problèmes de stockage

Le volume d'emails générés quotidiennement est un vrai défi pour les administrateurs informatiques. Comme les employés envoient et reçoivent plus d'emails avec de grandes pièces jointes, l'espace de stockage sur le serveur s'épuise. Si les quotas de serveur ne peuvent être augmentés, les emails doivent être stockés dans des fichiers PST sur les postes de travail ou sur le dossier de partage du réseau, avec plus de tracas pour les administrateurs. Avec une solution d'archivage d'emails, tous les emails sont stockés hors du serveur tout en restant accessibles. Les tracas associés aux fichiers PST disparaissent toit simplement.

Protection juridique contre la non-conformité des emails

Dans de nombreux pays, la législation a été modifiée pour inclure les emails au même titre que les données écrites ou imprimées dans les réglementations sur la rétention légale. Tandis que les compagnies financières et juridiques ont une réglementation de conformité des emails très spécifique, votre entreprise doit réfléchir à ses propres stratégies de rétention du courrier électronique. L'impossibilité de produire un traçage d'email si nécessaire (par exemple comme preuve dans un tribunal), peut conduire à des amendes, des sanctions pénales et une perte de crédibilité. Avec une solution d'archivage d'emails, tous les emails professionnels sont stockés en toute sécurité dans un environnement inviolable et accessible en quelques minutes. Cela rend plus facile pour votre entreprise de trouver de précieuses données internes, se défendre devant un tribunal ou simplement démontrer la conformité aux règlements applicables.

Capacité à gérer ou surveiller les emails des employés

La plupart des entreprises ne surveillent pas les emails envoyés ou reçus par leurs employés. Bien que la messagerie d'entreprise ne doive être utilisée que dans le cadre des activités de l'entreprise, dans certains cas la direction peut avoir besoin de surveiller l'activité de messagerie des employés. Avec une solution d'archivage d'email, la direction peut attribuer des autorisations aux chefs de service pour vérifier les emails envoyés par les individus. Si la nécessité désagréable de procéder à des enquêtes internes devait se présenter, une solution d'archivage d'emails assurerait que votre entreprise est prête.

Ce n'est plus un luxe

L'archivage des emails n'est plus un luxe. C'est un coût justifié pour faire des affaires. C'est une police d'assurance contre les répercussions juridiques ou de non-conformité. Les entreprises qui utilisent une solution d'archivage disent que les avantages dépassent leurs attentes de bien des façons.

Il y a une législation considérable et un nombre croissant de réglementations de conformité qui touchent d'innombrables entreprises. Les liens suivants vous fourniront un résumé de la législation dans un certain nombre de pays. Ce sont des réglementations qui stipulent directement ou indirectement :

  • La nécessité d'une rétention du courrier électronique
  • Qui est touché par ces réglementations (et de quelle façon)
  • Les pénalités pour non-conformité
Autriche Pays-Bas
Belgique Pologne
République tchèque Espagne
Danemark Suède
France Suisse
Allemagne Royaume-Uni
Italie Etats-Unis