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Archivage d'emails pour les administrateurs réseau

La croissance exponentielle des emails et une importance croissante comme outil de communication d'entreprise en font une ressource d'entreprise à fort impact. Alors que la conformité des emails relève de la responsabilité de la direction gestion et du service juridique, les administrateurs informatiques et réseau doivent décider comment gérer et stocker un volume sans cesse croissant de données.

Selon Osterman Research, trois entreprises sur cinq considèrent que la croissance du stockage des emails comme une source de préoccupation majeure. Un téraoctet aujourd'hui deviendra 2,5 téraoctets en moins de trois ans. Cela représente un grand nombre de données à traiter. Les administrateurs réseau comprennent que sans une bonne solution de gestion et d'archivage de la messagerie, ils risquent :

  • Des problèmes de stockage au niveau du serveur Exchange
  • Des difficultés à récupérer les emails à partir des sauvegardes
  • Un nombre croissant de réclamations d'utilisateurs dont les emails enregistrés dans des fichiers PST ont été perdus ou sont inaccessibles.

L'archivage des emails résout ces problèmes pour vous.

Suppression des quotas de boîtes aux lettres

La gestion des quotas de boîte aux lettres est un problème quotidien pour les administrateurs. Les quotas sont nécessaires pour éviter que le serveur de messagerie ne manque d'espace. Mais les quotas exigent que les employés suppriment des emails pour économiser de l'espace dans leurs boîtes aux lettres. Les employés sont réticents à supprimer des emails potentiellement utiles et réclament souvent plus d'espace de stockage. Cela peut être une source de tension constante.

Une solution d'archivage d'emails qui stocke une copie unique de tous les emails d'entreprise sur un serveur distinct permet à votre entreprise d'économiser de l'espace disque et de donner à vos employés un accès à tous leurs anciens emails en seulement quelques clics. Une solution d'archivage peut mettre un terme au message "boîte de réception pleine" et à la lutte permanente pour libérer de l'espace disque.

Récupération des emails anciens et supprimés

Sans solution d'archivage, fouiller les sauvegardes pour trouver les emails anciens et supprimés peut être un réel cauchemar. Votre administrateur de réseau perd un temps précieux à passer au crible quantité de vieilles données à la recherche d'emails - souvent sans savoir quand ils ont été envoyés ou reçus.

Avec une solution d'archivage d'emails, les administrateurs peuvent accorder aux employés un accès à tous les emails anciens ou supprimés via un navigateur web, Outlook® ou n'importe quel périphérique compatible IMAP. Ils pourront rapidement et facilement rechercher des conversations et pièces jointes particulières et restaurer les emails - sans l'aide d'un administrateur informatique.

Perte d'emails lorsque les périodes de rétention sont atteintes

Pour économiser de l'espace de stockage, les administrateurs informatiques configurent des stratégies de rétention d'emails sur le serveur de messagerie. Lorsque la limite définie par la stratégie est atteinte, les emails anciens sont supprimés. S'il n'y a aucune solution d'archivage en place, les emails potentiellement importants seront perdus. Les employés qui avaient l'impression que leur emails étaient en sécurité dans leurs boîtes aux lettres sont, et on les comprend, excédés de constater qu'ils avaient été supprimés après expiration de la période de rétention. Même si la récupération est possible à partir des sauvegardes, elle prend du temps et exige des connaissances précises pour localiser une conversation particulière. Avec l'archivage d'emails, le processus de récupération des emails anciens est facile. Vos employés peuvent le faire eux-mêmes, au bureau ou en déplacement.

Peines de la gestion PST

Pour éviter le problème des messages supprimés, de nombreux utilisateurs enregistrent leurs emails dans des fichiers PST qui sont stockés sur leur ordinateur local ou sur un partage réseau. Cette approche est problématique. S'ils sont stockés localement, les fichiers PST risquent de pas être sauvegardés régulièrement. Si par la suite ils sont endommagés ou supprimés, alors l'email est perdu. Par exemple, dans le cas d'un problème avec le système d'exploitation qui nécessiterait un formatage du disque dur, les fichiers PST risqueraient d'être effacés pendant le processus, et surtout si au moment de la crise, personne ne se souvient des fichiers PST. En revanche, si les fichiers PST sont stockés sur le partage réseau, les administrateurs informatiques sont une fois de plus confrontés aux tracas des exigences de stockage, à la nécessité d'augmenter le nombre de sauvegardes et à la surcharge de gestion de tous ces fichiers PST.
Avec une solution d'archivage d'emails en place, ces problèmes disparaissent tout simplement.

La solution

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