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Certification GDPdU

La totalité des transactions s'effectuant à l'aide d'e-mails, le courrier électronique est aujourd'hui un élément central des affaires.Les e-mails correspondent souvent à des lettres d'affaires dites « lettres commerciales », significatifs en matière de fiscalité. Par conséquent, des exigences particulières concernant le traitement et la conservation des e-mails d'entreprise sont imposées.

Le code fiscal allemand contrôle les exigences pour les e-mails relatifs aux impôts. Conformément au code fiscal, les e-mails relatifs aux impôts doivent être conservés 6 ou 10 ans.Il existe de plus une exigence législatif réglementaire détaillée nommée GDPdU (traduisible par « Principes généralement acceptés d'accès aux données et d'auditabilité des documents numériques ») portant sur l'accès aux données de l'autorité fiscale allemande en vigueur en Allemagne depuis plusieurs années.Selon cette réglementation, l'intégralité des e-mails dont le contenu est relatif aux impôts doit être conservée de manière électronique pour la durée de la période légale de conservation et doit être mis à disposition sur demande des autorités fiscales.

Pour cette raison, les organisations doivent se conformer à des exigences spécifiques sur la nature, le format et le traitement des e-mails conservés.Un stockage arbitraire des e-mails dans les boîtes aux lettres individuelles des salariés, ou l'impression des e-mails relatifs aux impôts, est insuffisant.Le service fiscal des entreprises non à jour vis-à-vis des exigences réglementaires GDPdU peut être soumis à des sanctions importantes lors de leur prochain contrôle fiscal. Des violations particulièrement sévères à la réglementation peut conduire à une estimation de la base d'imposition, ainsi que des astreintes et d'une amende de retard pouvant s'élever à 250 000 EUR.

Les systèmes d'archivage électroniques offrent une solution de conformité aux importantes exigences des règlements imposant la conservation des e-mails.Naturellement, une solution technique seule ne permet pas d'être conforme :Être conforme aux exigences de conservation n'est possible qu'au travers d'une solution technique efficace en combinaison avec les procédures et processus coordonnés.

Une solution technique consiste en GFI Archiver pour Exchange™, un logiciel d'archivage d'e-mails que des milliers de clients ont déjà essayé.GFI Archiver a récemment été certifié GDPdU par le cabinet d'avocats et les spécialistes du monde informatique PRW, à Munich en Allemagne, et est également certifié pour être utilisé avec SQL Express en NTFS afin de stocker des archives.Cette solution s'avère être une excellente nouvelle pour les petites et moyennes entreprises pour lesquels SQL Server est à la fois trop coûteux et inutile pour leurs besoins de stockage d'e-mails.Grâce à sa prise en charge de SQL Express et sa capacité à créer automatiquement des bases de données, GFI Archiver se permet d'être aussi rentable que rapide à installer et à configurer.