Recently GFI MailEssentials users may have experienced disruption to their service. We are happy to report that this is now resolved. If you have temporarily disabled Bitdefender, please re-enable it and your email service will resume. If you continue to experience any problems, follow this guide to manually update Bitdefender definitions. Learn more

Préparer votre entreprise pour l'eDiscovery et la conformité des emails

Les emails sont devenus la norme pour les communications internes et externes d'entreprise. Votre messagerie d'entreprise contient d'importantes informations, parfois confidentielles, qui ont besoin d'être archivées.

Il existe différentes raisons pour mettre en œuvre une stratégie de conformité de la messagerie pour vos petites et moyennes entreprises. L'email est souvent la seule forme de communication écrite qui existe entre vous et vos fournisseurs, vos partenaires, vos clients et vos prospects. Il est essentiel pour de nombreuses raisons d'en conserver une copie pour garantir que l'entreprise remplisse les exigences de conformité et soit en mesure de répondre aux questions juridiques comme les demandes d'e-discovery dans les meilleurs délais.

Bien sûr, l'email est aussi l'épine dorsale des discussions internes entre collègues. Il peut être nécessaire de se référer à des communications passées ou de surveiller des conversations électroniques actuelles.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'archiver le courrier électronique ?

Des réglementations telles que Sarbanes-Oxley, la loi américaine HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) et les règles fédérales de procédure civile (FRCP) considèrent que les emails ont la même valeur que les documents sur papier ; ils sont considérés comme une documentation valable et recevable devant un tribunal. Une telle documentation est souvent demandée par des avocats ou des tribunaux sous la forme d'une demande d'e-discovery. C'est le processus de localisation, de sécurisation et d'utilisation de documentation issue d'une archive d'entreprise dans un cadre juridique. Par conséquent, la capacité de localiser facilement un email particulier, avec la garantie qu'il n'a pas été modifié, est essentielle. Les entreprises ont donc la nécessité d'investir dans une archive d'emails facile à gérer. Le non-respect de cette disposition peut entraîner de lourdes amendes, une perte devant un tribunal et une réputation ternie.

Votre entreprise doit mettre en œuvre une stratégie de conformité de messagerie avec une attention particulière à l'archivage des emails. Et c'est facile à réaliser. Tout d'abord, créez une stratégie appropriée qui réponde aux besoins de votre entreprise en adhésion avec des réglementations adéquates, achetez ensuite un produit pour soutenir automatiquement votre stratégie.

La meilleure façon de mettre en œuvre l'archivage des emails

Les archives de courrier électronique devraient avoir leur propre serveur séparé spécifique à une tâche. L'archivage de vos emails dans une base de données distincte, par opposition à l'utilisation d'espace disque local ou consommer de l'espace sur le serveur de messagerie, assure :

  • Une meilleure sécurité contre les falsifications
  • Une maintenance plus facile
  • Une protection accrue en cas de panne du serveur
  • Moins de charge sur votre serveur de messagerie, donc un service de messagerie plus rapide

Utilisez votre serveur de messagerie pour filtrer les emails. Ne le paralysez pas avec l'archivage qui augmente la probabilité de surcharges qui mènent à des retards et des plantages.

En outre, des sauvegardes séparées sur les deux serveurs garantissent un environnement plus sûr et minimisent le risque de perte de données en cas d'échec d'une sauvegarde. L'archivage des emails sur un serveur distinct permet de récupérer des communications à partir d'un moment précis et recommencer à travailler à partir de là. La récupération d'emails jusqu'à ce moment sera simple et rapide, permettant la reprise du travail avec peu de tracas pour les administrateurs informatiques.

Le fait d'avoir un serveur de messagerie dédié et un serveur d'archivage séparé permet une maintenance matérielle plus aisée, une sécurité renforcée et une meilleure allocation des ressources.

Archivage d'emails pour la conformité

Un système avec audit intégré (par exemple, enregistrement, journalisation et conservation de base de données et des activités utilisateur) ou d'autres méthodes sécurisées, intégrées (par exemple le chiffrement), contribue grandement à la prévention de falsification des emails. C'est particulièrement important dans les secteurs d'industrie et les pays où les réglementations obligent les entreprises à surveiller les activités des utilisateurs et à conserver des historiques d'audit de l'activité. Quel que soit l'environnement, il est important d'avoir une archive d'emails conforme qui permet des recherches simples de sorte que les emails puissent être récupérés rapidement à la demande.

Une archive d'emails lourde à administrer deviendra rapidement un problème plus qu'une solution. Les systèmes d'archive d'emails doivent faciliter les audits à des fins de conformité. Les journaux et comptes doivent être conservés comme preuve de toutes les mesures prises pour respecter et maintenir la conformité pour l'archivage d'emails. Les journaux doivent prouver que tous les emails sont capturés, et que tous les emails (y compris leurs pièces jointes) peuvent faire l'objet de recherches, être trouvés et consultés dans leur format original.

Il est également important d'avertir les utilisateurs que leurs emails sont enregistrés et archivés. L'archivage d'emails devient une pratique courante dans les entreprises d'aujourd'hui. La mise en œuvre d'une stratégie de conformité de la messagerie peut faire gagner beaucoup de temps, d'argent et de ressources sous la pression des demandes d'e-discovery. Le bon système garantira que vous êtes en mesure de répondre, et que votre entreprise est en conformité avec toutes les réglementations de messagerie.

GFI Archiver® assure que votre entreprise est prête à agir si nécessaire.