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Stratégie de rétention des emails sur le lieu de travail

Que ce soit pour répondre aux besoins opérationnels de préparation aux litiges et à l'e-discovery, pour des raisons de conformité ou de responsabilité de l'utilisateur final, pour faire des économies ou pour résoudre les autres problèmes liés aux communications d'entreprise par email, une stratégie de rétention des emails est toujours un grand atout pour gérer, stocker et archiver les messages d'entreprise. A plus forte raison lorsque les études estiment que 75% du contenu des emails est considéré comme essentiel au bon fonctionnement d'une entreprise (Osterman).

L'entreprise exige-t-elle une stratégie de rétention du courrier électronique ?

La réponse est oui pour la plupart des entreprises ! Les entreprises régies par les réglementations Sarbanes-Oxley, SEC 17 a-3/4, NASD 3010 ou HIPAA devront avoir une stratégie de rétention d'emails. Les organisations qui cherchent à passer un audit SAS 70 voudrons avoir une stratégie même aucune loi ou réglementation ne l'exige. Les entreprises impliquées dans une procédure judiciaire risquent d'être contraints par une ordonnance du tribunal s'ils n'ont pas encore de stratégie en place. Et même si une entreprise particulière n'entre dans aucune de ces catégories, elle peut vouloir mettre en œuvre une stratégie de rétention du courrier électronique pour se protéger contre les risques juridiques généraux ou les plaintes des clients, et aussi pour tirer parti des avantages opérationnels offerts par une conservation des emails.

Que doit comprendre une stratégie de rétention des emails ?

Cela peut varier d'une industrie à l'autre et les petites entreprises peuvent avoir des exigences différentes des plus grandes. Si une entreprise a un spécialiste de la rétention des documents, elle devrait le consulter en premier lieu pour vérifier ce qui pourrait être nécessaire et quelles stratégies sont déjà en place pour ce qui concerne la conservation des documents sur papier. Un conseiller juridique de l'entreprise est une autre ressource ; il devrait connaitre les détails sur les lois et obligations contractuelles qui pourraient affecter une stratégie de rétention des emails. Les éléments importants à inclure sont : la clarté, la facilité de compréhension d'exigences bien documentées, l'explication à tous les utilisateurs, explication à tous les utilisateurs et la mise en œuvre systématique dans l'ensemble de l'entreprise. Une stratégie devrait aussi s'occuper des emails qui doivent être supprimés et fournir un moyen de faire en sorte que cela se produise lorsque c'est nécessaire. Les parties prenantes des entreprises devraient également être consultées pour s'assurer que la stratégie soit un soutien plutÔt qu'un obstacle pour leurs besoins opérationnels.

Qu'en est-il des blocages juridiques ?

Un blocage juridique est un processus qu'une organisation utilise pour préserver toutes les formes d'informations pertinentes lorsqu'un litige est raisonnablement prévisible. Le blocage juridique est initié par un avis ou une communication d'un conseiller juridique à une organisation, qui suspend le traitement normal des enregistrements, tels que recyclage des bandes de sauvegarde, archivage, et autre gestion des documents et des informations.

Il est probable qu'une organisation soit impliquée dans un litige à un certain moment de son histoire. Les blocages juridiques peuvent entrer en jeu et peuvent éventuellement annuler toute stratégie de rétention d'emails qui viserait la destruction de données. Il est donc important de s'assurer que les systèmes techniques utilisés ont un moyen de stocker tous les emails pour tout utilisateur visé par une ordonnance du tribunal ou une demande d'e-discovery et qu'ils peuvent empêcher les utilisateurs de supprimer des emails par inadvertance.

Quand faut-il mettre en place une stratégie de rétention de courrier électronique ?

La réponse est tout de suite. Tout spécialement dans les cas suivants :

  • La société est soumise à la loi Sarbanes-Oxley, SEC 17a-3/4, NASD 3010, HIPAA ou d'autres réglementations.
  • La direction souhaite un audit aux normes SAS 70.
  • La société mène toutes ses affaires avec les clients via email et est soumise aux réglementations PCI.
  • La direction veut préventivement mettre en place une stratégie afin que la société soit prête en cas de litige.
  • L'administration de la messagerie envisage une solution d'archivage d'emails.
  • La société utilise les emails pour communiquer des décisions de gestion, des directives, des stratégies et des mesures disciplinaires aux employés.
  • La société utilise les emails pour communiquer des informations financières aux investisseurs, partenaires, agents ou autres susceptibles de prendre des décisions fondées sur ces informations.

Y a-t-il d'autres avantages à avoir une stratégie de rétention des emails ?

Résumé des avantages d'une stratégie de rétention des emails

  • Conformité avec les exigences légales et réglementaires est plus facile
  • Coûts d'infrastructure réduits en raison de la baisse des exigences de stockage.
  • Gestion des emails plus efficace et meilleures performances du serveur
  • Lorsque votre stratégie de rétention de courrier électronique est mise en œuvre avec une solution d'archivage d'emails, les anciens messages peuvent être plus facilement retrouvés et restaurés, les risques de pertes de données dues aux défaillances des systèmes sont moindres, et les messages peuvent être vérifiés facilement pour la conformité avec la stratégie.

Avec une stratégie de rétention des emails complète en place qui a été développée en collaboration avec la direction, les services technologiques, juridiques et autres au sein de l'organisation, ainsi qu'à l'aide d'une technologie capable d'appliquer et d'améliorer la stratégie comme un logiciel d'archivage d'emails tel que GFI Archiver™, les administrateurs de messagerie peuvent être en bonne position pour gérer les problèmes juridiques et de fonctionnement lorsqu'ils se présentent.