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Archivage d'emails pour les institutions d'éducation américaines

La messagerie est un immense entrepÔt d'informations. Des millions d'emails envoyés et reçus chaque jour, souvent de nature confidentielle, contiennent une foule de connaissances qui doit être préservée.

Les informations contenues dans les emails sont si précieuses qu'en décembre 2006, la Cour suprême des états-Unis a apporté des modifications à la règles fédérales de procédure civile (FRCP). Ces règles déterminent ce qui se passe dans les affaires civiles fédérales et comment la découverte d'informations et de documents se rapportant à des affaires civiles est menée. Ces amendements sont significatifs et, pour la première fois, toutes les informations stockées y compris les emails sont assujetties à la découverte légale.

Cela signifie que les agences fédérales, les tribunaux et procureurs peuvent maintenant demander des informations électroniques nécessaires aux poursuites et investigations judiciaires. Le défaut de la part d'une organisation - entreprise, municipale, gouvernementale ou éducationnelle - pour fournir des informations, dans leur intégralité ou en partie, peut entraîner des sanctions judiciaires, des amendes et la perte de subventions ou de financements fédéraux.

Depuis les modifications des FRCP en 2006, les institutions d'éducation ont été obligées à se demander comment et où elles allaient stocker les informations numériques. Tout comme la majorité des organisations, les institutions d'éducation sont de plus en plus dépendantes aux technologies de communication pour leurs activités au quotidien. Les emails sont utilisés pour communiquer avec les étudiants, collègues, membres du comité et les agences locales, d'état et fédérales.

Les institutions d'éducation, ainsi que les entreprises et agences gouvernementales, ont besoin d'être préparées à collecter et à présenter rapidement toute autorisation de demande d'informations en bonne et due forme. Une autre idée fausse sur l'archivage d'emails est que la politique de sauvegarde de l'institution est suffisante. Les sauvegardes sont extrêmement importantes, en particulier si vous êtes un administrateur qui doit rapidement récupérer un serveur après une panne de disque dur ; elles sont toutefois cruellement insuffisantes quand il s'agit de récupération d'emails. Pensez par exemple à une conversation par email qui a eu lieu des mois voire des années plus tÔt. Imaginez votre administrateur informatique s'échiner sur des quantités énormes de données pour trouver quelques bits d'informations pertinentes.

Une solution d'archivage d'emails peut récupérer des fils de conversations entières en quelques clics.

Les avantages d'une solution d'archivage d'emails dans les institutions éducationnelles

1. Protection contre les poursuites judiciaires

Retrouver un email perdu ou supprimé pourrait suffire à trouver une solution à une réclamation d'un parent ou d'un étudiant. Avec une solution d'archivage d'emails, les enseignants peuvent instantanément rechercher un email ancien ou supprimé grâce à un navigateur web ou directement depuis le client Outlook®.

2. Assistance à la conformité juridique et l'e-discovery

L'historique complet de vos emails peut être stocké de manière sécurisée et centralisée pour un accès rapide et facile et pour la récupération, si nécessaire, à des fins juridiques. Les règles de rétention pour l'e-discovery et les fonctions de piste d'audit empêchent les emails d'être supprimés ou modifiés.

3. Economisez sur les frais de stockage d'emails

Comme pour toute organisation, le travail dans les limites d'un budget est une priorité absolue pour les écoles, les districts scolaires, et les comités et agences d'éducation. Pourtant, comme les enseignants envoient et reçoivent de plus en plus d'emails avec de volumineuses pièces jointes, ils se retrouvent à réclamer de plus en plus d'espace de stockage sur le serveur. Avec une solution d'archivage d'emails, une copie unique d'un email et de ses pièces jointes est stockée dans un entrepÔt central distinct, ce qui permet aux administrateurs informatiques de réduire la quantité d'espace de stockage requis.

4. Protection du personnel et des étudiants contre les mauvais traitements ou l'intimidation

Il peut devenir nécessaire de surveiller la communication générée par les enseignants, les étudiants ou les administrateurs pour des raisons juridiques ou de gestion du personnel. Avec une solution d'archivage d'emails, vous pouvez surveiller et faire des rapports sur les emails avec du contenu à haut risque tels que des messages injurieux ou inconvenants.

Une enquête informelle réalisée par eSchool News a trouvé que 80% des administrateurs n'étaient pas très au courant des stratégies pour la rétention des emails. Même si beaucoup étaient conscients des amendements de la loi fédérale, 90% ont dit qu'il était temps d'engager des actions pour se conformer à la réglementation.

Il est temps d'envisager sérieusement une solution d'archivage d'emails. Téléchargez GFI Archiver®. Voyez par vous-même ce qu'il peut vous apporter.

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